ساختار سازمانی
ساختار سازمانی از جمله عوامل اساسی در شکل گیری هر سازمانی محسوب می شود. ساختار سازمانی با تعیین الگوی منظمی از روابط بین اجزای یک مجموعه، ضمن اینکه زمینه نیل به اهداف را فراهم میآورد (هچ، ۱۳۸۶؛ گرینبرگ و بارن[۱]، ۱۹۹۷)، چارچوبی سازمانی محسوب می شود که به تعیین جایگاه اشخاص، تصریح سازوکارهای هماهنگی و الگوهای تعاملی بین آنها نیز می پردازد (کسرایی و علیرحیمی، ۱۳۸۸). ساختار سازمانی جایی است که در آن ارتباطات سازمانی اتفاق میافتد، اقدامات سازمانی در آن صورت میگیرد و اغلب با یک طرح شناخته شدهای به نام نمودار سازمانی نمایش داده می شود (مقیمی، ۱۳۸۷؛ کسرایی و علیرحیمی، ۱۳۸۸). ساختار سازمانی علاوه بر اینکه باعث ایجاد هماهنگی بین کلیه فعالیتها و اهداف سازمان می شود، تعیین می کند که چه کسی باید در کجا قرار گیرد، با چه کسانی ارتباط برقرار کند و از چه رویه ها و روشهایی پیروی کند تا سازمان به اهدافی که دارد دست یابد (گرینبرگ و بارن، ۱۹۹۷).
بنا به نظر سول (۱۹۹۴) نیز ساختار سازمانی، ضمن اینکه تعیینکننده نحوه کارکرد افراد میباشد، متأثر از آن نیز میباشد. لذا بر اساس این نظر میتوان گفت، ساختار سازمانی عبارت است از وسیله یا ابزاری پیچیده برای کنترل، که در فرایند روابط متقابل اعضا به وجود میآید، به صورت دائم تجدید میگردد و در عین حال تعیینکننده روابط متقابل آنها نیز میباشد. علاوه بر این، کرت و مارچ[۲] (۲۰۰۷) نیز ساختار سازمانی را الگو و نقشهی ارتباطات و تعاملات میان بخشها و اجزاء یک سازمان میدانند که تعیینکننده روابط رسمی و بعضاً غیررسمی افراد، جایگاه مشاغل و پستهای سازمانی، میزان دسترسی به چارچوب اطلاعات، شرح وظایف، شرح شغلها، چگونگی تخصیص منابع، قوانین و مقررات، مکانیزم های تبعیت، اجرای قوانین و ایجاد هماهنگی بین فعالیتها است (ارگانلی و همکاران[۳]، ۲۰۰۷). ساختار سازمانی از نظر هال[۴] (۲۰۰۲) نیز از طریق کاهش تاثیر ویژگیهای شخصی افراد بر سازمان و ایجاد زمینه های مناسب جهت اخذ تصمیمات لازم و اعمال قدرت در آن به تحقق اهداف سازمانی یاری میرساند. لذا هدف از ایجاد آن، ایجاد هماهنگی بین نیروی انسانی و منابع موجود جهت افزایش کارایی و اثربخشی سازمان است (موغلی، ۱۳۷۱). با نظر به آنچه گفته شد، ساختار سازمانی به عنوان کانالی بسیار منظم و مناسب جهت انتقال اطلاعات محسوب می شود که ضمن فراهم آوردن امکان دستیابی به اهداف سازمانی از ویژگیهایی به شرح زیر برخوردار میباشد (هال، ۲۰۰۹):
- به تولید ستاده سازمانی جهت نیل به اهداف سازمانی یاری میرساند.
- تأثیر تنوعات فردی بر سازمان را به حداقل ممکن میرساند.
- به عنوان عرصهای محسوب می شود که تصمیمات سازمانی در آن اخذ میگردد و قدرت در آن اعمال می شود.
۲ ـ ۱ ـ ۱ ـ ۲ ـ ابعاد ساختار سازمانی
ساختار سازمانی مشتمل بر ابعاد و عناصری است که بیان کننده ویژگیهای خاص هر سازمان است. با این وجود هر کس از منظری به آن پرداخته است. رابینز[۵] (۱۳۸۶) استراتژی سازمان، تکنولوژی، اندازه سازمان و نامطمئن بودن محیط را از جمله عوامل تشکیلدهندهی ساختار سازمانی میداند. دفت[۶] (۲۰۰۶) نیز ابعاد ساختار سازمانی را بیانگر ویژگیهای درونی یک سازمان میداند و مواردی به شرح زیر را به عنوان ابعاد ساختار سازمانی معرفی می کند:
- رسمیت: بیانگر حدی از قوانین، خطمشیها و رویههای موجود در سازمان است که برای عملیات سازمان به کار گرفته میشوند.
- تمرکز: اشاره به چگونگی توزیع قدرت در سازمان دارد.
- تخصص: بیانگر میزان یا درجهای است که سازمان به تفکیک فعالیتها و کارهای خود پرداخته است.
- تعیین استاندارد: بیانگر مواردی است که بسیاری از کارهای مشابه به روش یکسان و هماهنگ انجام می شود.
- سلسلهمراتب اختیار: اشاره به حیطهی کنترل و پاسخگویی افراد دارد.
- پیچیدگی: بیانگر تعداد کارها یا سیستمهای فرعی موجود در درون یک سازمان است.
- نسبتهای پرسنلی: بیانکننده به کارگیری افرادی است که برای وظایف مختلف و دوایر گوناگون به استخدام سازمان در میآیند.
- حرفهای بودن: اشاره به سطح تحصیلات رسمی و آموزش افراد دارد.
هچ (۱۳۸۶) و تولبرت[۷] و هال (۲۰۰۹) سه بُعد پیچیدگی (پیچیدگی افقی، عمودی و پراکندگی جغرافیایی)، رسمیت و تمرکز را ابعاد تشکیلدهندهی ساختار سازمانی شامل میدانند. هوی و سوئیتلند (۲۰۰۰ و ۲۰۰۱) با تفکیک ساختار سازمانی به دو نوع تواناساز و بازدارنده، ابعاد تشکیلدهندهی هر یک از انواع ساختار سازمانی را رسمیت تواناساز و بازدارنده و همچنین تمرکز تواناساز و بازدارنده ذکر می کنند. هوی و میسکل (۲۰۰۵ و ۲۰۰۸) با الهام از نظرات و دیدگاه محققان قبل از خود و تقسیم ساختار سازمانی بر دو نوع تواناساز و بازدارنده، رسمیت، تمرکز، عوامل زمینهای و فرایندها را به عنوان ابعاد تشکیلدهندهی ساختار سازمانی معرفی کردند و بیان نمودند برحسب ویژگیهای محتوایی هر یک از این ابعاد، نوع ساختار سازمانی حاکم نیز متفاوت خواهد بود.
۲ ـ ۱ ـ ۱ ـ ۳ ـ متغیرهای زمینهای اثرگذار بر ساختار سازمانی
مشکلی که همواره سازمانها با آن مواجهند این است که چه ساختاری برای سازمان آنها مناسب است؟ پاسخ به این سوال، منوط به شناسایی و شناخت متغیرها و عوامل زمینهای موجود بر ساختار سازمان است. از جمله این متغیرها عبارت است از (مقیمی، ۱۳۸۷):
- استراتژی و هدف: ساختار سازمانی وسیلهای برای نیل به اهداف سازمانی است. این امر از طریق تبعیت ساختار سازمانی از استراتژی موجود در سازمان امکان پذیر میگردد.
- محیط: محیط سازمانی تأثیر عمدهای بر ساختار دارد. در حالی که ثبات و قابلیت پیش بینی محیط تأثیر مستقیمی بر توانایی سازمان در انجام وظایف خود دارد، محیط ناآرام، قابلیت پیش بینی را کمتر می کند.
- اندازه سازمان: بر اساس تحقیقات موجود ساختار سازمانهای بزرگ با ساختار سازمانهای کوچک فرق می کند.
- سن سازمان: هر یک از مراحل زندگی سازمان دارای ویژگیهای خاصی است که ساختار خاصی را میطلبد.
- تکنولوژی: تکنولوژی عبارت است از دانش، ماشین آلات، رویههای کاری و مواد اولیهای که داده ها را به ستاده تبدیل می کند.
علاوه بر موارد مذکور، بر اساس الگوی MIT90 (2005) نیز عواملی مانند تکنولوژی، استراتژی، شخصیت و نقشها، فرهنگ سازمانی و محیط درونی و بیرونی سازمان ضمن اینکه از ساختار اثر میپذیرد بر آن نیز اثر میگذارد.
۲ ـ ۱ ـ ۱ ـ ۴ ـ انواع ساختار سازمانی
صاحبنظران انواع و اشکال متعددی از ساختار سازمانی را برشمردهاند که از جمله آنها میتوان به طبقه بندی برنز و استاکر (۱۹۶۱) از ساختار سازمانی به دو نوع مکانیکی و ارگانیکی اشاره نمود. در این رابطه هال (۲۰۰۲) بیان کرد، بر خلاف سازمانهایی که دارای ساختار مکانیکی میباشند، سازمانهای برخوردار از ساختار ارگانیکی، به جای سلسله مراتب اختیار به شبکهی کنترل، به جای تأکید بر تخصصی شدن کارها به تغییر و تعدیل دائمی کارها و به جای تأکید بر وجود سرپرست در رأس سازمان به تبادل مستمر اطلاعات توجه دارند. علاوه بر این، رابینز (۱۹۹۱) نیز وجود وظایف قابل انطباق، آییننامه های کم، اختیارات تصمیم گیری غیرمتمرکز، ارتباطات مطلوب، انعطافپذیری و تأثیر مثبت در نوآوری و خلاقیت را به عنوان ویژگیهای ساختار ارگانیک برشمرده است. مینتزبرگ[۹] (۱۹۸۹) نیز پس از تحقیقات فراوان دریافت که ساختار سازمانی قابل تفکیک به شش نوع ساختار ساده، بوروکراتیک ماشینی، بوروکراتیک حرفهای، بوروکراسی بخشی، ادهوکراسی و ساختارهای ایدئولوژیکی میباشد که هر کدام بسته به ویژگی و شرایط محیطی سازمان مورد استفاده قرار میگیرد (هال، ۲۰۰۲؛ مقیمی، ۱۳۸۶؛ میر سپاسی، ۱۳۸۴).
لازم به ذکر است که بر اساس شرایط و رویکردهای تازه که موجب تغییرات اساسی در ساختار، مدیریت و الگوهای کار شده است، برخی از صاحبنظران سازمانها را از نظر شکل و ویژگیهای کلی به دو دستهی سازمانهای حقیقی و مجازی تقسیم کرده اند (مهرعلیزاده، ۲۰۰۵). سازمانهای حقیقی سازمانهایی هستند که طبق روال سنتی فضامحورند و الگوی روابط آنها تابع نظام نسبتاً باثبات و سلسلهمراتب سازمانی است. لذا انواع ساختارهای سازمانی ناشی از این نوع سازمانها عبارتاند از: ساختار ساده[۱۰] (رابینز، ۲۰۰۲)، ساختار بخشی[۱۱] (شرمر و همکاران[۱۲]، ۲۰۰۱)، ساختارهای مبتنی بر سطح و ابعاد سازمانی[۱۳] (جمشیدی و اخوانطرف، ۲۰۰۲)، ساختارهای مبتنی بر نحوه گروهبندی کارکنان[۱۴] (ساختار مبتنی بر نوع وظیفه، نوع محصول، منطقهی جغرافیایی، پیوندی و ماتریسی) و ساختار واحد استراتژیک[۱۵] (میرسپاسی (۲۰۰۳). سازمانهای مجازی[۱۶] نیز سازمانهایی ارگانیک با ارتباطاتی گشوده میباشند که ساختاری انعطافپذیر و سیال دارند و متناسب با نیاز شکل میگیرند و به زمان و مکان محدود نمیشوند. لذا چنین سازمانهایی را سازمانهای بدون مرز[۱۷] و شبکه ای[۱۸] مینامند (ایرانزاده، ۲۰۰۲). از جمله ساختارهای سازمانی موجود در این نوع سازمانها را میتوان سازمانهای یادگیرنده[۱۹] (سازمانی که یادگیری را برای تمام اعضا تسهیل می کند و مداوم آن را انتقال میدهد)، سازمانهای بدون مرز (سازمانی که با توجه به شرایط جدید و سریعاً متغیر محیطی در پی تطبیق با این تغییرات به دنبال سرعت بخشیدن به کارها، داشتن انعطافپذیری و انسجام فعالیتها و به کارگیری روشهای جدید برای انجام بهتر کارهاست)، ماژولار[۲۰] (سازمانهایی که در آن افراد مختلف در واحدهای مختلف با افراد دیگری از سازمان پیرامون موضوعات پیش بینی شدهای همکاری می کنند)، ساختارهای تیمی[۲۱] (ساختارهایی که پراکندگی در سطح افقی در آنها کم است، امور زیاد رسمی نیستند و ارتباط غیررسمی در آن رواج دارد)، شرکتهای افقی[۲۲] (شرکتهایی که به منظور تشدید رقابت در محیطهای عملیاتی ایجاد شده اند، سطوح مدیریتی در سازمان را کاهش می دهند و منابع انسانی را پراکنده می کنند) (دفت، ۱۹۹۵)، پروژه های مجازی[۲۳] (سازمانهایی که به خودی خود موجودیت ندارند و بهوسیلهی مجموعه ای از افراد یا بخشهای سازمانی با پراکندگی جغرافیایی خاصی مشخص میشوند که معمولاً از طریق شبکه های الکترونیکی با همدیگر رابطه برقرار می کنند)، ساختارهای هرم معکوس[۲۴] (سازمانهایی که در آن کارکنان عملیاتی در رأس هرم قرار میگیرند و در انجام فعالیتهای کاری خود از سوی مدیرانی که در ردهی زیر آنها قرار گرفتهاند، حمایت و پشتیبانی میشوند)، شبدری[۲۵] (منظور آن نوع سازمانهایی است که دارای لایه های مدیریتی بسیار کمی در سازماناند ومدیریت به جای اینکه مظهر یک طبقهی تشریفاتی باشد، بیشتر یک فعالیت حرفهای محسوب می شود، پروژهای[۲۶](ویژگی منحصر به فرد یک سازمان پروژه محور، موقتی بودن واحد کسب و کار استراتژیک سازمان است. با تکمیل هدف پروژه، واحد کسب و کار منحل می شود و اعضای تیم پروژه به پروژه جدید منتقل شده و یا به واحد وظیفه ای، محصولی یا جغرافیایی اصلی خود بر می‌گردند)، سازمان ویژهی موقتی (ادهوکراسی)[۲۷](سازمانهایی که بسیار ارگانیک و پویا هستند و از حداقل رسمیت برخوردار میباشند) (جعفرنژاد، ۲۰۰۳) و سازمانهای هولدینگ[۲۸] (گروهی از شرکتها میباشند که در آنها یک شرکت، مالکیت و اداره کلیه شرکتها را برعهده داشته باشد) (اتابکی، ۲۰۰۵) نام برد.
اسکات (۱۹۹۸) دانشگاهها را با توجه به ویژگیها و ساختار آنها به دو سبک یک و دو تقسیم کرده است. وی دانشگاههای سبک یک را دانشگاههای سنتی و نخبهگرا و دانشگاههای سبک دو را به عنوان دانشگاههای نوین و پویا معرفی می کند. دانشگاههای سبک یک، نمونه ای از سازمانهای مکانیکی هستند که ضمن تأکید بر سنتها و ارزشهای حرفهای و تخصصی خود، دارای محیطی با ثبات نسبی و حداقل انعطاف میباشند. در مقابل دانشگاههای سبک دو، بیانگر سیستمهای ارگانیک و پویایی هستند که در ارتباط با محیطی پیچیده و سرشار از نااطمینانی، فناوری و تنوع میباشند و خلاقیت و نوآوری، انجام امور به صورت گروهی و توجه به روابط غیررسمی از مشخصههای اصلی آنها به شمار میآید.
آدلر و بورایز (۱۹۹۶) نیز با تعیین رسمیت به عنوان بعد اساسی سازمان، ساختار را قابل تفکیک به دو نوع ساختار سازمانی تواناساز و بازدارنده دانستند، به نحویکه اقدام آنها مبنای الگوی هوی و سوئیتلند (۲۰۰۱) در طراحی چهار نوع ساختار سازمانی تواناساز، بازدارنده، سلسلهمراتبی و مبتنی بر قانون، قرار گرفت. هوی و میسکل (۲۰۰۸) نیز با جمع بندی نظرات صاحبنظران قبل از خود و تعیین چهار عنصر اساسی برای ساختار سازمانی یعنی رسمیت، تمرکز، عوامل زمینهای و فرایندها، ساختار سازمانی را به دو نوع تواناساز و بازدارنده تفکیک کردند که ویژگی هر کدام به شرح جدول ذیل است (جدول شمارهی ۱).
جدول شمارهی ۱: ویژگیهای ساختار سازمانی تواناساز و بازدارنده
| ابعاد | ساختار سازمانی تواناساز | ساختار سازمانی بازدارنده |
| رسمیت | وجود قوانین و فرایندهای منعطف، نگاه به مشکلات به عنوان فرصت یادگیری، تشویق ارزشهای متفاوت، ترغیب نوآوری، تقویت اعتماد. | وجود قوانین و فرایندهای سخت و لایتغیر، نگاه به مشکلات به عنوان مانع، تشویق توافق و اجماع نظر، تنبیه اشتباهات، تقویت سوءظن |
| تمرکز | تسهیل حل مسأله، ارتقای همکاری، تقویت گشادگی و بازبودن، حمایت از اعضا، تشویق نوآوری، تأکید بر همکاری. | الزام به اجرای قوانین (تقاضای اجابت)، تأکید بر کنترل، تقویت بیاعتمادی و بسته بودن، مجازات اعضا، سرکوب تغییر، تأکید بر قوانین و بوروکراسی |
| فرایند | تأکید بر تصمیم گیری مشارکتی، حل مسأله. | تأکید بر تصمیم گیری یک طرفه، اعمال (قوانین و فرایندها) |
| زمینه | وجود اعتماد بین افراد، توسعه اعتماد و اعتبار در کارها، جامعیت، (شکل گیری) احساس قدرت در اعضا | وجود بیاعتمادی بین افراد، پیچاندن حقیقت و رواج فریبکاری، تعارض، (شکل گیری) احساس عدم قدرت در اعضا |
منبع: هوی و میسکل (۲۰۰۸)
بر اساس جدول شمارهی ۱ و بنا به نظر هوی و میسکل (۲۰۰۸)، در ساختار تواناساز مراکز آموزشی، قوانین و مقررات بیش از اینکه به عنوان عامل فشار در نظر گرفته شوند، راهنمای حل مسائل محسوب میشوند و مدیران بیش از اینکه از سلسله مراتب اختیار و مکانیزم های موجود جهت توسعه قدرت خود استفاده کنند، از آنها جهت حمایت و پشتیبانی از معلمان و زیردستان خود بهره میگیرند. لذا در چنین ساختاری با وجود اینکه هرکس از جایگاه و وظیفهی خود مطلع میباشد، کلیه امور مربوط به سازمان از طریق مشارکت بین آنها انجام می گیرد. با این وجود، در ساختار بازدارنده، ضمن اینکه قوانین و مقررات مانع خلاقیت و نوآوری است، مدیر از قدرت خود جهت کنترل و نظمدهی به زیردستان استفاده می کند و خواستار اطاعت کورکورانهی آنها از قوانین و الزامات تعیین شده میباشد. لذا در چنین ساختاری علاوه بر اینکه به مسائل به عنوان یک مانع نگریسته می شود، بروز هرگونه خطا و اشتباه از سوی افراد نیز مورد تنبیه و مجازات قرار میگیرد (هِرشهورن[۲۹]، ۱۹۹۷؛ هوی و میسکل، ۲۰۰۸).
با نظر به آنچه گفته شد و با توجه به نقش نوع ساختار سازمانی ـ به ویژه ساختار سازمانی تواناساز ـ در بهسازی و توانمندی نیروی انسانی و همچنین کمک به حفظ و بقای معنادار سیستم (دانشگاه) در محیط، شناخت ویژگیها و کارکردهای هر یک از انواع ساختار سازمانی، جهت سوق دادن دانشگاه به سمت ساختار سازمانی مناسب امر مهمی است که باید مورد توجه مدیران و مسئولان دانشگاهی قرار گیرد. لذا در ادامه به منظور دستیابی به شناختی جامع از انواع ساختار سازمانی به بیان برخی ویژگیهای جدیدترین نوعشناسی ساختار سازمانی یعنی ساختار سازمانی تواناساز و بادارنده پرداخته شده است.
[۱] - Greenberg & Baron
[۲] -Cyert & March
[۳] -Ergenli
[۴] -Hall
[۵] - Robbins
[۶] - Daft
[۷] -Tolbert
[۸] -Burns & Stalker
[۹] -Mintezberg
[۱۰] - Simple Structure
[۱۱] -Divisionalized Bureaucracy
[۱۲] -Shermer
[۱۳] -Based on Organizational Structure and Dimensions
[۱۴] -Structure – Based Grouping of Employees
[۱۵] - The Structure of Strategic
[۱۶] -Virtual Organization
[۱۷] -Organizatios Without Borders
[۱۸] - Network Organization
[۱۹] -Learning Organizations
[۲۰] - Madoular
[۲۱] -Teams Structure
[۲۲] -Companies of Horizental
[۲۳] -Virtual Project
[۲۴] -Inverted Pyramid
[۲۵] - Shamrock Organization
[۲۶] - Project
[۲۷] -Adhocracy
[۲۸] -Holding Organizations
